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【書評】プロの資料作成力(著者:清水久三子氏)

あなたが会社で作成した資料について,上司とのレビューの場で「何を伝えたいのかさっぱりわからん」と言われたことはありませんか?

逆に投資しようか検討している会社のホームページを閲覧していた時に,何を伝えたいのかわからない資料を見つけてがっかりした経験はありませんか?

今日は作り手としてのレベルアップと,見る側として良い資料がどのようなものであるのか学ぶためにこの本の書評をしたいと思います。

著者について

著者の清水久三子さんは日本IBM社の教育の分野に携わっている方であり,元々はアパレル関係の職種に就かれていました。プロジェクトマネジメント研修・コアスキル研修・リーダー研修などの研修講師を勤めており,著書には「プロの学び力」等があります。

読んだ目的

会社員としてのスキルアップ,投資家としての企業選定力の向上,ブロガーとしての文章校正力の向上を目的として読ませていただきました。

会社員としては,上司へ説明するための資料の構成で悩むことがあり,どのような資料を作れば評価があがるのかという視点で読みました。

投資家としては,良い会社ダメな会社のアピールの方法について,どの点がポイントなのかを勉強するために読みました。

ブロガーとしては,どうすれば読者から良いフィードバックがもらえる記事を書けるのか悩んでおり,魅力的な記事を書くための手段を学ぶ目的で読みました。

学べたこと

「目的」「ターゲット」「メッセージ」の明確化の重要性を学ぶことができました。

その文書が何のために用いられているのか(上司が納得するため,社外の関係者に説明するため,後任者への引継ぎをスムーズに進めるためetc),ターゲットは誰なのか(実は上司ではなく,上司がその資料を使って説明する親会社の社員なのかもしれないetc),何を伝えたいのか(現状でも問題はない,問題はあるが的確な対処をして再発防止に努めた,A案が一番メリットがあるetc)。

特に私の場合は「ターゲット」へどのようにアプローチするべきかを認識できていない問題がありましたが,プロファイリングすることで克服可能であることが分かりました。具体的には「ターゲット」の人物像(役割・関心),期待(どうして欲しいのか),情報(認識している情報の深さと広さ),理解(どのくらいの理解度であるのか)を整理することになります。

ターゲットの情報をプロファイリングできれば,資料において必要なものの仮設を立てることができ,さらに説明の場のストーリー設定が容易にできることが分かりました。意外にストーリー設定ができていない方は多いと思いますので,この本に記載されていた手法は目からうろこが落ちるほど衝撃でした。

まとめ

この本を読んで心がけたいことは以下のとおりです。

会社員として,上司の経歴や興味関心を理解して,その上司が好む資料を作成するようにする。

投資家として,調べている企業がどのような想いを伝えたいのか理解し,会社設立の背景,企業理念をしっかり読み込むこと。

ブロガーとして,その記事をどのような人に読んでもらいたいのか,具体的に親であるのか,友達であるのか,彼女であるのか,子供であるのかきっちり選定してから記事を書き始めること。

大変有益なものでした。特に理系出身で人と接することが苦手な方に読んでいただきたく考えております。

 

あなたの資産形成が上手くいくよう心よりお祈りいたします。
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